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„Können Sie gerade frei sprechen?“ – Diese Frage am Telefon kann der Beginn einer Karrierechance sein. Doch was steckt hinter dem Anruf einer Headhunterin oder eines Headhunters? Wieso ruft er oder sie zum unmöglichsten Zeitpunkt an? Darf er*sie das überhaupt? Und wie reagieren Sie professionell? Eine kleine Orientierungshilfe.
Die Rechtslage: Ist der Anruf am Arbeitsplatz überhaupt zulässig?
Sie befinden sich mitten im Arbeitsalltag, wenn plötzlich Ihr Telefon klingelt. Eine unbekannte Stimme stellt sich vor und fragt diskret: „Können Sie gerade frei sprechen?“ Viele Arbeitnehmer:innen sind zunächst verunsichert, einige fragen sogar: „Woher haben Sie meine Telefonnummer?“ – und vergessen just in diesem Moment, dass die Nummer auf der Firmenwebseite zu finden ist… Dahinter verbirgt sich oft die Frage, ob die Kontaktaufnahme rechtlich zulässig ist.
Die Antwort ist in Österreich eindeutig: Grundsätzlich ja. Im Gegensatz zu Deutschland, wo Headhunter:innen auf einen sehr kurzen Anruf am Arbeitsplatz beschränkt sind, existiert in Österreich keine vergleichbar strenge Regelung. Wie die Autorin Annette Kinnear im Standard-Interview bereits 2013 – fünf Jahre vor dem Einführen einer DSGVO-Verordnung – erläutert, ist die Kontaktaufnahme am Arbeitsplatz oft unvermeidlich: „Oft hat man die privaten Kontaktdaten gar nicht, da bleibt einem gar keine andere Möglichkeit, als im Büro anzurufen.“ – und wie gesagt: auch erlaubt!
Dennoch unterliegt das Abwerben von Mitarbeiter:innen rechtlichen Grenzen, die sich insbesondere aus dem Lauterkeitsrecht und arbeitsrechtlichen Vorgaben ergeben. Rechtsanwalt Dr. Georg Bruckmüller stellte in seinem Vortrag beim Wettbewerbsforum 2023 klar: Das Abwerben von Mitarbeiter:innen ist in Österreich grundsätzlich zulässig und entspricht dem Wesen des freien Wettbewerbs. Selbst planmäßiges, gezieltes Abwerben ist per se nicht verboten.
Die Kontaktaufnahme über professionelle Netzwerke wie LinkedIn oder Xing ist laut Bruckmüller eindeutig erlaubt und hat sich als bevorzugter Kommunikationsweg etabliert. Wie Köller/Hödlmayr in ihrem Fachbeitrag „Im Spannungsfeld der Talentejagd“ (ASoK 2023) darlegen, nutzen Arbeitgeber:innen, Personalberater:innen und Headhunter:innen diese Plattformen systematisch, um qualifizierte Fachkräfte anzusprechen.
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Wo liegen die rechtlichen Grenzen?
Unlauter wird die Kontaktaufnahme erst durch das Hinzutreten besonderer Umstände, wie Dr. Bruckmüller ausführt:
- Bewusst unwahre oder irreführende Behauptungen über den:die aktuelle:n Arbeitgeber:in
- Herabsetzende Äußerungen, etwa Zweifel am wirtschaftlichen Fortbestand des Unternehmens
- Gezieltes Verleiten zum Vertragsbruch
- Unaufgefordertes Aufsuchen am Arbeitsplatz
- Übermäßig lange Telefonate, die den:die Arbeitgeber:in in seiner:ihrer Geschäftstätigkeit beeinträchtigen
Ein eindrückliches Beispiel aus der jüngeren Rechtsprechung: Der Oberste Gerichtshof entschied 2022 (4 Ob 20/22b), dass die wiederholte und penetrante Ansprache von Mitarbeiter:innen während der Dienstzeit, verbunden mit der falschen Behauptung einer drohenden Insolvenz, als unlautere Behinderung zu werten ist. Das Gericht erkannte darin einen Gesamtplan zur systematischen Schädigung des Mitbewerbers.
„Die professionelle Reaktion“: Erste Schritte beim Erstkontakt
Sie reagieren freundlich, wenn ein:e Headhunter:in Sie anruft – diese Grundregel finden wir so oder in ähnlicher Form in vielen Fachbüchern und Artikeln zumt Thema. Dieser Tipp mag selbstverständlich erscheinen, wird in der Praxis jedoch häufig – auch aus eigener Erfahrung – missachtet. Abweisende Reaktionen oder patzige Rückfragen wie „Woher haben Sie meine Durchwahl?“ „Nein, dafür habe ich keine Zeit.“… führen regelmäßig zum vorzeitigen Ende von Gesprächen.
Empfehlenswert ist stattdessen eine souveräne, situationsangemessene Reaktion. Das kann von einer freundlichen Absage:“Danke, dass Sie an mich gedacht haben, aber ich habe kein Interesse“ über eine Verschiebung des Telefonats in die Freizeit „Können wir uns heute um 18.00 Uhr unterhalten? Ich rufe Sie dann an?“ bis hin zu einem grundsätzlichen Interesse verwoben mit der Bitte die Position in kurzen Stichworten zu präsentieren.
Auch wenn Sie gegenwärtig Kolleg*innen zuhören und Sie die aus diesem Grund (vorerst) absageen wollen, empfiehlt etwa kununu einen professionellen, wertschätzenden Umgang mit der Anfrage. Der Kontakt kann perspektivisch wertvoll sein – Sie profitieren möglicherweise später vom aufgebauten Netzwerk. Eine höfliche Rückmeldung, das Einholen grundlegender Informationen und das Signalisieren von prinzipiellem Interesse für zukünftige Gelegenheiten sind ratsam.
Interessante Warnung der Arbeiterkammer Tirol: Anrufe von Headhunter*innen können Loyalitätstests sein
Die Arbeiterkammer Tirol weist in ihrer Informationsbroschüre zu Personalberatungsunternehmen auf eine nicht zu unterschätzende Problematik hin: „Wenn Sie während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses einen Job suchen und während dieser Zeit von einem:einer Headhunter:in angerufen werden, ist vorerst eine gewisse Zurückhaltung empfehlenswert, da es mitunter auch vorkommt, dass Firmen ihr eigenes Führungspersonal auf die Probe stellen.“ (Seite 5)
Diese Warnung sollten insbesondere Führungskräfte ernst nehmen. Eine voreilige Preisgabe von Wechselabsichten oder kritischen Äußerungen über den aktuellen Arbeitgeber kann unter Umständen als Illoyalität gewertet werden.
Die Arbeitsweise von Headhunter:innen: Ein Blick hinter die Kulissen
Wann werden Headhunter:innen beauftragt:
- Besetzung von Schlüsselpositionen: Wenn es sich um Führungspositionen im Top-Management (Executive Search) handelt.
- Fachkräftemangel: In Branchen, in denen geeignete Kandidat:innen selten sind (z.B. IT, Ingenieurwesen, Medizin).
- Hohes Risiko einer Fehlbesetzung: Wenn die Stelle entscheidend für den Unternehmenserfolg ist und man Kandidat:innen in einem ausgefeilten Prozess sehen will (Ansprache mit engem Profil, mehrere Runden bis zum Business Case oder Assessment Center)
- Diskrete Suche: Um eine Vakanz geheim zu halten, etwa bei geplantem Ersatz von Stelleninhaber:innen oder strategischer Neuausrichtung
- Zeitmangel oder fehlendes Know-how: Wenn die interne Personalabteilung keine Kapazitäten für die aktive Direktansprache (Active Sourcing) hat oder zu viele Positionen auf dem Tisch hat und die Suche somit auslagern muss
- Erfolglose Vakanz: Wenn nach mehreren gescheiterten Versuchen, die Stelle nicht besetzt werden kann
- Abwerbung von Konkurrent:innenen: Gezielte Ansprache von Personen, die nicht aktiv suchen, aber perfekt passen.
Das Vergütungsmodell: Folgender Fakt bräuchte nicht erwähnt zu werden und dennoch ist er wichtig. Für Sie als Kandidat:in entstehen keinerlei Kosten. Headhunter:innen, die in irgendeiner Weise eine Erfolgsprämie bei angesprochenen Kandidat:innen einheben wollen, sollten Sie meiden.
Die Arbeiterkammer Tirol stellt unmissverständlich klar, dass ausschließlich der:die Arbeitgeber:in für die Dienstleistung zahlt. Das Portal „kununu“ beziffert die branchenübliche Provision auf 20-30% des Jahresbruttogehalts, bei Führungspositionen können es auch 30-35% sein.
Der Ablauf der Honorierung erfolgt typischerweise in drei Phasen:
- Erstes Drittel als Vorschuss bei Beginn der Recherche
- Zweites Drittel bei Vorlage qualifizierter Kandidat:innen
- Letztes Drittel nach erfolgreicher Vermittlung
Die Zielgruppe: Headhunter:innen haben bevorzugt sogenannte „passive Kandidat:innen“ im Fokus ihrer Recherchen und Ansprachen. Passive Kandidat:innen oder Mitarbeitende werden von Kinnear wie folgt definiert: „Das ist der Zeitpunkt, an dem der:die Arbeitnehmer:in anfängt, unzufrieden zu werden – also ansprechbar ist, aber noch nicht aktiv auf dem Markt ist. Im Headhunting nennen wir das passive Kandidat:innen. Die sprechen wir am liebsten an, weil es keine Konkurrenz gibt.“ Das war 2013 schon so, das ist heute nicht anders. Aus unterschiedlichen Studien wissen wir, dass die Anzahl der passiven deutlich höher ist als jene der aktiv sich bewerbenden Kandidat:innen.
Dauer bis zur Besetzung: Hier ist es schwer Prognosen zu erstellen. Vor allem ist die Tatsache, dass mindestens drei Parteien am Einstellprozess beteiligt sind (Personalberatung / Auftraggeber / Kandidat*innen mit einschlägigen Kündigungsfristen) ein mögliches Indiz für Geduld bei den Kandidat:innen. Abstimmungsprozesse, Vorgesprächer. Kandidat:innenbericht, Präsentationsrunden – all das kann doch schon ein paar Wochen oder ein paar Monate dauern.
Die Vorteile für Sie als Kandidat:in
Erstens: Die Kontaktaufnahme ist eine Anerkennung Ihrer beruflichen Qualifikation. Ihr Profil wurde als passend für eine potenziell höhere Position identifiziert, was für Ihre Wahrnehmung am Arbeitsmarkt spricht. Wie diverse Ratgeber ausführen, werden Headhunter:innen vor allem für höher dotierte und/oder spezialisierte Positionen engagiert, da klassische Stellenausschreibungen entweder kostenintensiv sind oder nicht die gewünschte Zielgruppe erreichen.
Zweitens: Sie profitieren von deutlich reduzierter Konkurrenz. kununu weist darauf hin, dass Headhunter:innen überwiegend für Positionen vermitteln, die nicht öffentlich ausgeschrieben werden. Zudem haben Sie bereits durch die Kontaktaufnahme eine Vorauswahl passiert und entsprechen zumindest in einigen wichtigen Punkten dem gesuchten Anforderungsprofil.
Drittens: Der Kontakt ermöglicht Ihnen eine realistische Einschätzung Ihres Marktwertes. Nutzen Sie das Gespräch, um Informationen über branchenübliche Gehälter und Karrieremöglichkeiten in Ihrer Position zu erhalten. kununu empfiehlt: Kennen Sie Ihren Marktwert und formulieren Sie fundierte Gehaltsvorstellungen.
Empfohlenes Vorgehen: Die wichtigsten Handlungsschritte
1. Seriosität der Anfrage prüfen: Nicht jede Kontaktaufnahme ist seriös. kununu rät zur Recherche: Überprüfen Sie den Namen des:der Anrufer:in, das Profil, die Existenz einer Unternehmenswebsite und verfügbare Referenzen. Schauen Sie ob das Unternehmen Referenzen aufweisen kann, länger am Markt ist etc. Seriöse Headhunter:innen nennen bereits im Erstkontakt zumindest die Branche oder den Standort des suchenden Unternehmens und erläutern konkret, warum Sie kontaktiert wurden.
Etablierte Personalberater:innen arbeiten meistens mit einem Mandat. Der:die Auftraggeber:in bleibt in oft bis kurz vor dem persönlichen Vorstellungsgespräch anonym – eine Regelung, die sowohl das suchende Unternehmen als auch Sie als Kandidat:in schützt. Die Identität wird erst unmittelbar vor dem Vorstellungsgespräch offengelegt. Natürlich gibt es Ausnahmen und das Unternehmen darf vorab genannt werden.
2. Gründliche Vorbereitung: Lassen Sie sich eine Ausschreibung oder ein Exposé schicken, lesen Sie diese gut durch. Sollten Sie Interesse haben, aktualisieren Sie den CV. Weiters empfiehlt es sich für einen möglichen ersten Gesprächtermin ausreichend Zeit und Platz zu schaffen. Randtermine sind daher sehr beliebt, gerne auch mal an einem Wochenende oder aus dem Home Office. Auch wenn es sich um ein weiterführendes Telefonat handelt, sollten Sie sich Fragen vorbereiten und Informationen einholen. Das können Fragen nach der Gehaltsstruktur, der Teamgröße oder dem Grund der Vakanz sein.
Vermeiden Sie folgende Dinge im Kontakt mit Headhunter:innen
1. Negative Äußerungen über das aktuelle Unternehmen: Unabhängig von Ihrer tatsächlichen Arbeitssituation: Es ist eigentlch ein Grundkonsens in der Branche: Man warnt eindringlich vor abwertenden Äußerungen über Ihre:n aktuelle:n Arbeitgeber:in. Headhunter:innen schätzen reflektierte, professionelle Kommunikation. Fokussieren Sie stattdessen auf Ihre bisherige Entwicklung und formulieren Sie konstruktiv Ihre Erwartungen an die nächste Karrierestufe.
2. Voreilige Zusagen unter Zeitdruck: Headhunter:innen haben aufgrund der Vergütung ein natürliches Interesse an einem positiven Abschluss und einer Besetzung. Das bringt nicht nur ein Honorar, sondern auch Renommé. Lassen Sie sich dennoch nicht zu übereilten Entscheidungen drängen. Ein unüberlegter Jobwechsel kann langfristig nachteilige Konsequenzen haben. Fordern Sie ausreichend Bedenkzeit, stellen Sie Rückfragen und vergleichen Sie gegebenenfalls mehrere Angebote. Gute Prozesse in der Personalberatung sind sowieso in Stufen aufgebaut, die ihnen ausreichend Zeit geben, sich die Dinge in Ruhe zu überlegen. Sollte ein:e Headhunter:in zu sehr auf einen CV drängen, weil man sie noch heute auf die „Longlist“ setzen will, ist Vorsicht geboten…
3. Preisgabe vertraulicher Informationen: Vertrauliche Unternehmensinformationen – Geschäftszahlen, Strategien, Kundenlisten – dürfen unter keinen Umständen weitergegeben werden. Die Rechtsprechung bewertet dies eindeutig als unlauteres Verhalten. Der OGH entschied 2022 (4 Ob 20/22b), dass die unbefugte Verwendung von Gehaltslisten beim Abwerben einen unzulässigen Wettbewerbsvorteil darstellt und entsprechende Unterlassungsansprüche begründet.
4. Unrealistische Gehaltsvorstellungen: Berater:innen mahnen zur Zurückhaltung bei überzogenen Gehaltsforderungen. Eine pauschale Forderung nach beispielsweise 30% mehr Gehalt ohne sachliche Begründung mindert Ihre Glaubwürdigkeit erheblich. Nutzen Sie stattdessen verfügbare Gehaltsvergleichstools und Branchenstudien, um Ihre Gehaltsvorstellung fundiert zu argumentieren. Auch sollten Sie keine großen Gehaltssprünge nach unten setzen, nur weil Sie sich verpokert haben. Damit verlieren Sie ihre Glaubwürdigkeit. Überlegen Sie sich Ihren Gehaltswunsch gut.
Die Bedeutung der Wechselmotivation
2013 meinte Kinnear im Standard-Interview zum Prozess der Motivationsanalyse: „Wenn man Leute fragt, warum sie wechseln wollen, bekommt man häufig die Antwort, dass es ihnen um ein besseres Gehalt geht. Hakt man nach, merkt man, dass es nicht nur ums Geld geht.“ In Österreich ist dies ein wenig anders. Gehälter werden gerne verschwiegen. Daher ist die Prämisse von Kinnears Ansicht nicht ganz richtig. Es geht zwar meistens nicht nur ums Geld, wie Studien beweisen, aber dennoch bleibt man bei diesem Thema oft gerne diskret. Das Gegenteil von Kinnears Aussage ist in Österreich der Fall:
Kandidat:innen, die ausschließlich aus finanziellen Gründen wechseln möchten, werden gerne aussortiert. Die Begründung: „Solche Personen springen entweder am Ende meistens ab, oder sie bekommen ein Gegenangebot vom eigenen Arbeitgeber. Der:die Headhunter:in muss dann wieder ganz von vorne anfangen.“ Interessant wird in diesem Zusammenhang, ob die Entgelttransparenzrichtlinie Dinge verändert. Vielleicht bekommen wir hier ein wenig Offenheit in die Diskussion.
Relevante Wechselmotive können sein:
- Limitierte Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten im aktuellen Unternehmen
- Fachliche Kompetenzen, die in der gegenwärtigen Position nicht adäquat eingesetzt werden können
- Strategische Karriereziele
- Standortbezogene Überlegungen
Eine besondere Herausforderung für Headhunter:innen stellt das sogenannte „Window Shopping“ dar. Kinnear erklärt: „Kandidat:innen wollen umschmeichelt werden oder in Erfahrung bringen, was sie verdienen könnten. Für Agenturen, die in erster Linie auf Provisionsbasis arbeiten, ist es reine Zeit- und Geldverschwendung, sich mit diesen Kandidat:innen abzugeben.“ Deshalb sei eine präzise Analyse der Wechselmotivation essentiell. Dies ist heute auch noch der Fall und hat sich nicht verändert.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Konkurrenzklauseln und Abwerbeschutz
Konkurrenzklauseln: Peter Czaja legt in seiner Diplomarbeit an der JKU Linz (September 2025) dar, dass bestehende Konkurrenzklauseln in der Praxis häufig zum Abbruch von Wechselgesprächen führen. Entweder scheuen Arbeitnehmer:innen das Prozessrisiko einer möglichen gerichtlichen Mäßigung nach § 38 AngG, oder der:die potenzielle neue Arbeitgeber:in ist nicht bereit, die Konventionalstrafe zu übernehmen.
Ein bedeutsames Urteil des OGH von 2014 (4 ObA 125/14g) präzisierte die Rechtslage: Das Versprechen von Prämien oder sonstigen Vorteilen – einschließlich der Übernahme einer Konventionalstrafe oder von Anwaltskosten – ist nicht per se unlauter. Das Gericht stellte klar: „Ausnützen fremden Vertragsbruchs ist nicht unlauter, es sei denn, der Dritte hat den Vertragsbruch bewusst gefördert oder sonst aktiv dazu beigetragen.“ Vor allem die in Aussicht gestellte Übernahme der Konventionalstrafe durch den neuen Dienstgeber ist laut Bruckmüller umstritten… Aber dieses Thema soll den Jurist:innen und den Gerichten überlassen werden.
Häufig gestellte Fragen
Garantiert die Kontaktaufnahme durch Headhunter:innen die Stellenzusage? Nein. Headhunter:innen können Ihnen Zugang zu attraktiven Positionen verschaffen und Sie im Auswahlprozess unterstützen. Die endgültige Entscheidung über Zusage oder Absage trifft jedoch ausschließlich das suchende Unternehmen.
Ist es ratsam, mehreren Headhunter:innen identische Informationen zur Verfügung zu stellen? Wenn Sie von mehreren Headhunter:innen beim selben Unternehmen präsentiert werden, wirkt dies unkoordiniert und unprofessionell. Im ungünstigsten Fall kann dies dazu führen, dass Sie für die Position nicht mehr berücksichtigt werden. Sich jedoch für Ansprachen von Headhunter:innen offen zu zeigen, ist sicherlich kein Nachteil.
Sollten Sie sich parallel eigeninitiativ bewerben oder sind die Erfolgsaussichten über Headhunter:innen höher? Wenn das Mandat exklusiv betreut wird, sollten Sie auf keinen Fall die Personalberatung umgehen. Dies gilt auch wenn Sie über Headhunter:innen vermittelt werden, da die Position nicht öffentlich ausgeschrieben ist und Sie somit weniger Konkurrenz haben. Wenn der:die Headhunter:in Sie bereits beim Unternehmen vorgeschlagen hat, sollten Sie erst recht von einer parallelen Eigeninitiative absehen – dies kann zu Konflikten bezüglich der Vermittlungsprovision führen und wirkt unprofessionell.
Fazit: Professioneller Umgang als Erfolgsfaktor
Headhunting ist in Österreich ein etabliertes und rechtlich grundsätzlich zulässiges Instrument der Personalgewinnung. Die Kontaktaufnahme durch Headhunter:innen sollten Sie nicht als Störung, sondern als potenzielle Karrierechance begreifen – vorausgesetzt, Sie agieren professionell und gut informiert.
Zentrale Handlungsempfehlungen:
- Wahren Sie auch in unpassenden Situationen Professionalität und Freundlichkeit
- Kennen Sie Ihren Marktwert und bereiten Sie sich gründlich vor
- Behandeln Sie vertrauliche Informationen über Ihren aktuellen Arbeitgeber streng vertraulich
- Lassen Sie sich nicht zu übereilten Entscheidungen drängen
- Beachten Sie, dass für Sie keine Kosten entstehen – die Vergütung trägt stets der:die Arbeitgeber:in
- Überprüfen Sie die Seriosität jeder Anfrage sorgfältig
Die diskrete Frage „Können Sie gerade frei sprechen?“ kann tatsächlich der Beginn eines bedeutsamen Karriereschritts sein – wenn Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und strategisch klug agieren.
Quellenverzeichnis:
- Arbeiterkammer Tirol: Informationsbroschüre „Personalberatungsunternehmen Headhunter“ (August 2017)
- Der Standard: Interview mit Annette Kinnear „Headhunting: ‚Bitte husten, falls Ihr Chef mithört!'“ (3. April 2013)
- kununu: „Headhunter:in für Arbeitnehmer:innen: Beachte diese Do’s und Don’ts“ (30. Mai 2025)
- Bettina Dobe: „Was tun, wenn kein Headhunter anruft?“ auf cio.de (14. April 2025)
- Dr. Georg Bruckmüller: „Lauterkeitsrechtliche Zulässigkeit des Abwerbens von Mitarbeitern“, Vortrag beim Wettbewerbsforum INFOLAW (20. November 2023)
- Peter Czaja: „Das nachvertragliche ‚Konkurrenzverbot‘ in Österreich und Deutschland“, Diplomarbeit an der Johannes Kepler Universität Linz (September 2025)
- Köller/Hödlmayr: „Im Spannungsfeld der Talentejagd“, ASoK 2023, Seite 314