Tips und Tricks: Achten Sie auf die Betreffzeile…

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Freuen Sie sich auch immer auf Mails ohne “Betreff”? Mögen Sie auch Mails, deren Betreffzeile Ihnen keine Zuordnung ermöglicht? Dann sind Sie wahrscheinlich in guter Gesellschaft.

Was im Privatbereich weniger ein Problem darstellt, kann bei Bewerbungen durchaus als “Foul” gewertet werden. Bewerbungen unterliegen, grob gesprochen, den Prinzipien der Geschäftskorrespondenz, auch wenn sich der Ton in den Bewerbungen und Stellenanzeigen – vor allem in den letzten Jahren – sehr gelockert hat.

Warum ist eine Betreffzeile mit dem Titel “Bewerbung” kein guter Standard?

In meinem Posteingang landen immer mehr Bewerbungen mit dem schlichten Titel “Bewerbung”. Sehr oft befinden sich im E-Mail lediglich ein paar Anhänge. Oftmals wird auf ein Anschreiben verzichtet. Dies liegt teilweise daran, dass viele Bewerber*innen heute gar keinen Computer mehr haben, sondern die Korrespondenz via Tablet oder Smartphone erledigen.

Da passiert es dann schon mal, dass Bewerbungen einfach weitergeleitet werden. Der “Betreff” wird nicht angepasst. Viele Bewerber*innen vergessen dabei, dass Unternehmen mehrere Stellen ausgeschrieben haben. Bei Personaldienstleister*innen oder Großunternehmen wird durch einen ungenauen E-Mail-Betreff die Zuordnung des/der Bewerber*in zu einer bestimmten Stelle erschwert.

Aber nicht nur die Zuordnung spielt eine Rolle, sondern auch der erste Eindruck, den Sie mit einer sehr allgemeinen oder fehlenden “Betreffzeile” bieten. Noch schlimmer ist es, wenn in der Betreffzeile ein falscher Adressat genannt wird (z.H. von…)

Daher empfehle ich eine genaue Betreffzeile. Auch bei Initiativbewerbungen. “Initiativbewerbung + Position” hilft den Personalmenschen leichter ihre Karrierewünsche einzuordnen.

Allerdings sollten Sie als Recruiter*in selbst nicht zu streng sein. Sie wollen ja keine guten Bewerber*innen verpassen, nur weil Formregeln nicht passen.

Die Karrierebibel.de empfiehlt generell folgende Regel:

“Die Knigge-Grundregel für gute Manieren lautet daher stets: Versetzen Sie sich zuerst in die Lage des Empfängers! Wie könnte das Geschriebene und die E-Mail auf sie oder ihn wirken? Umgekehrt sollten Sie bei eingehender Post nicht jedes Wort auf die Goldwaage legen – nur weil andere keine Manieren haben, ist das kein Freibrief für eigene Entgleisungen. Im Gegenteil: Wer hier souverän bleibt, beweist nicht nur Kinderstube, sondern wahre Größe.

Am Besten halten Sie es wie mit dem Ratschlag des Internet-Pioniers John Postel: Sei liberal bei dem, was du akzeptierst – sei konservativ bei dem, was du sendest.

Zu den Grundregeln des guten Tons gehört aber auch, die E-Mail noch einmal durchzulesen, bevor man auf „Senden“ klickt.”

Sicherheitsrisiko

Abgesehen vom kommunikativen Aspekt, sind Betreffzeilen von E-Mails auch noch ein Indikator für mögliche Phishing-Mails oder andere unliebsame Sicherheitsprobleme. Komische, unpassende oder fehlende Betreffzeilen können auf Mails schließen lassen, die Sie auf keinen Fall öffnen sollten. Gerade in Recruitingabteilungen ist dies nicht anders. Und im Zweifel gilt: Löschen vor öffnen.

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